Jak przygotować listę mebli potrzebnych do nowego biura?
Urządzanie nowego biura często zaczyna się od prostego założenia: trzeba kupić biurka, krzesła i kilka szaf. Dopiero później okazuje się, że brakuje miejsca na dokumenty, w sali spotkań jest za mało krzeseł, część stanowisk ma niepotrzebnie duże biurka, a w kuchni zabrakło stołu. Jak uniknąć takich sytuacji? Najlepiej jeszcze przed zamówieniem wyposażenia przygotować dokładną listę potrzebnych mebli. Nie powinna to być jednak zwykła lista produktów. Dobrze przygotowany zestaw uwzględnia liczbę pracowników, sposób pracy, podział pomieszczeń, możliwość rozwoju firmy oraz to, jak długo dane biuro będzie użytkowane. Czy wszystkie meble trzeba od razu kupować? Niekoniecznie. W przypadku nowych oddziałów, biur projektowych czy przestrzeni uruchamianych na określony czas dobrym rozwiązaniem może być również wynajem mebli biurowych.Zacznij od liczby pracowników, a nie od liczby biurek
Ile osób będzie pracować w nowym biurze? To pierwsze pytanie, ale samo podanie liczby pracowników jeszcze niewiele mówi. Załóżmy, że firma zatrudnia 30 osób. Czy wszystkie codziennie przychodzą do biura? Czy część pracuje zdalnie? Czy są handlowcy, którzy większość czasu spędzają poza siedzibą? Czy firma stosuje współdzielone stanowiska pracy? Dopiero po przeanalizowaniu sposobu pracy można określić rzeczywistą liczbę potrzebnych stanowisk. Jeżeli codziennie w biurze znajduje się 20 osób, przygotowanie 30 pełnych stanowisk może oznaczać niepotrzebne zajęcie powierzchni i większy koszt wyposażenia. Z drugiej strony nie warto planować wszystkiego dokładnie na styk. Jeśli firma zatrudnia nowych pracowników i wiadomo, że za kilka miesięcy zespół będzie większy, trzeba pozostawić możliwość rozbudowy biura. Lista powinna więc zawierać nie tylko wyposażenie potrzebne dzisiaj, ale również niewielką rezerwę wynikającą z realnych planów rozwoju.Jak podzielić biuro na strefy?
Zanim zaczniemy liczyć konkretne meble, warto przejść przez biuro pomieszczenie po pomieszczeniu. Gdzie znajdą się stanowiska pracowników? Czy będzie osobny gabinet? Ile sal konferencyjnych przewidziano? Czy potrzebna jest recepcja? Gdzie pracownicy będą przechowywać dokumenty i rzeczy osobiste? Czy firma ma kuchnię lub strefę socjalną? Taki podział bardzo ułatwia przygotowanie listy. Zamiast jednego ogólnego zestawienia powstaje kilka mniejszych sekcji. Osobno można policzyć wyposażenie open space, gabinetów, sal konferencyjnych, recepcji, kuchni i przestrzeni pomocniczych. To ważne, ponieważ każde z tych miejsc wymaga zupełnie innych mebli.Co powinno znaleźć się przy stanowisku pracy?
Podstawą jest oczywiście biurko i krzesło. Tylko jakie? Wymiary biurka powinny odpowiadać charakterowi pracy. Osoba korzystająca z laptopa i telefonu nie zawsze potrzebuje takiej samej powierzchni jak pracownik używający dwóch monitorów i dużej ilości dokumentacji. Dlatego przed zamówieniem warto sprawdzić, co rzeczywiście będzie znajdowało się na stanowisku. Czy potrzebne są dwa monitory? Czy pracownik korzysta z dokumentów papierowych? Czy przy biurku ma stać drukarka? Czy potrzebny będzie kontener podbiurkowy? Do każdego stanowiska można więc przygotować prosty zestaw: biurko, krzesło biurowe, kontener lub szafka, a jeśli jest taka potrzeba również dodatkowy element do przechowywania. Nie oznacza to, że każdy pracownik musi otrzymać identyczne wyposażenie. Ważniejsze jest dopasowanie go do wykonywanych zadań.Ile szaf i regałów naprawdę potrzeba?
To jedna z trudniejszych rzeczy do oszacowania. Firmy często zamawiają szafy na podstawie wolnego miejsca w biurze, a nie rzeczywistych potrzeb. Najpierw warto sprawdzić, co będzie w nich przechowywane. Czy firma nadal korzysta z dokumentacji papierowej? Ile jest segregatorów? Czy potrzebne są szafy zamykane? Czy materiały mogą być przechowywane wspólnie przez cały dział? Jeżeli większość dokumentów funkcjonuje cyfrowo, kilkanaście dużych szaf może okazać się zbędnych. Jeżeli natomiast firma pracuje z dużą ilością umów, dokumentacji technicznej czy akt, miejsce do przechowywania powinno zostać potraktowane jako jeden z podstawowych elementów wyposażenia. W małych biurach warto szczególnie dobrze wykorzystywać przestrzeń pionową. Jedna wysoka szafa może być znacznie bardziej praktyczna niż kilka niskich komód ustawionych w różnych miejscach.Jak przygotować listę mebli do sali konferencyjnej?
Tutaj łatwo przesadzić. Czy firma potrzebuje stołu na 20 osób, jeśli większość spotkań odbywa się w gronie sześciu pracowników? Sala konferencyjna powinna być dopasowana do typowego sposobu wykorzystania, a nie do największego spotkania, jakie teoretycznie może odbyć się raz w roku. Warto określić średnią liczbę uczestników oraz częstotliwość spotkań. Do podstawowego wyposażenia należy stół konferencyjny i odpowiednia liczba krzeseł. W większych pomieszczeniach można zastosować kilka stołów, które pozwolą zmieniać układ sali. Jeżeli firma organizuje szkolenia, prezentacje lub warsztaty, elastyczne ustawienie mebli może być ważniejsze niż jeden duży stół ustawiony na stałe.Czy trzeba uwzględnić miejsca dla gości?
Tak, i często się o tym zapomina. Do biura przychodzą klienci, kontrahenci, kandydaci na rozmowy rekrutacyjne, kurierzy, serwisanci i przedstawiciele innych firm. Gdzie mają usiąść? Jeżeli biuro posiada recepcję, warto przewidzieć tam kilka miejsc oczekiwania. W gabinetach osób regularnie prowadzących spotkania przydadzą się dodatkowe krzesła. Nie trzeba jednak umieszczać foteli dla gości przy każdym stanowisku. Ponownie liczy się rzeczywisty sposób korzystania z przestrzeni.Jakie meble są potrzebne w kuchni i części socjalnej?
Lista wyposażenia nie powinna kończyć się na open space. Jeżeli pracownicy mają do dyspozycji kuchnię, jadalnię lub strefę odpoczynku, również trzeba zaplanować jej umeblowanie. Najczęściej potrzebne są stoły i krzesła. Liczba miejsc nie zawsze musi odpowiadać liczbie wszystkich pracowników, ponieważ przerwy odbywają się o różnych godzinach. W większej przestrzeni można również wydzielić część bardziej swobodną z sofami, fotelami lub stolikami. Czy jest to konieczne? Nie w każdym biurze. Wszystko zależy od dostępnej powierzchni i kultury organizacji. Lista mebli powinna wynikać z potrzeb, a nie z tego, co aktualnie wygląda dobrze na zdjęciach nowoczesnych biur.Czy warto przygotować meble na zapas?
Z niewielkim zapasem tak. Kupowanie lub wynajmowanie dziesięciu dodatkowych biurek bez konkretnego powodu nie ma sensu. Jedno lub dwa dodatkowe stanowiska w rozwijającej się firmie mogą jednak okazać się bardzo przydatne. Podobnie wygląda kwestia krzeseł. Kilka dodatkowych sztuk może przydać się podczas spotkań, szkoleń czy wizyty większej grupy gości. Trzeba tylko uważać, żeby zapasowe wyposażenie nie zaczęło zajmować połowy magazynu.Zakup czy wynajem mebli do nowego biura?
Nowe biuro nie zawsze oznacza przestrzeń, którą firma będzie użytkowała przez dziesięć lat. Czasami jest to tymczasowa lokalizacja. Innym razem firma otwiera oddział i jeszcze nie wie, jak szybko będzie zwiększała zatrudnienie. Zdarzają się także projekty, przy których biuro potrzebne jest tylko na kilkanaście miesięcy. W takich sytuacjach wynajem mebli biurowych pozwala ograniczyć liczbę decyzji podejmowanych na stałe. Można przygotować potrzebne stanowiska, a później zwiększyć lub zmniejszyć liczbę mebli zależnie od rozwoju sytuacji. Przy zakupie warto natomiast patrzeć długoterminowo. Czy meble będą wykorzystywane przez kilka lat? Czy w razie przeprowadzki będzie można wykorzystać je w kolejnej siedzibie? Czy firma ma miejsce na przechowywanie wyposażenia, którego chwilowo nie potrzebuje? Nie ma jednej odpowiedzi właściwej dla każdej firmy.Jak powinna wyglądać gotowa lista mebli?
Najlepiej, żeby była konkretna. Zamiast wpisywać „meble do open space”, warto zanotować liczbę poszczególnych elementów. Na przykład 12 biurek, 12 krzeseł biurowych, 6 kontenerów, 3 wysokie szafy, 1 stół do krótkich spotkań i 6 dodatkowych krzeseł. Dla kolejnego pomieszczenia przygotowujemy osobną sekcję. Taki sposób pozwala szybko policzyć całkowite zapotrzebowanie i sprawdzić, czy czegoś nie pominięto. Dobrze jest również zanotować wymiary mebli. Szczególnie biurek, stołów i szaf. Sama informacja, że potrzebujemy sześciu biurek, niewiele daje, jeśli po dostawie okaże się, że nie można ich ustawić zgodnie z planem.Lista mebli powinna wynikać ze sposobu pracy
Najczęstszy błąd przy wyposażaniu nowego biura? Zamawianie mebli zanim dokładnie wiadomo, jak będzie wykorzystywana przestrzeń. Najpierw warto określić liczbę użytkowników, podzielić biuro na strefy i ustalić potrzeby poszczególnych zespołów. Dopiero wtedy można policzyć biurka, krzesła, szafy, stoły i pozostałe elementy. Jeżeli firma nie jest jeszcze pewna docelowej liczby pracowników albo korzysta z biura czasowo, wynajem mebli biurowych pozwala dodatkowo zachować większą elastyczność. Bo dobra lista wyposażenia nie polega na wpisaniu jak największej liczby mebli. Powinna odpowiedzieć na znacznie prostsze pytanie: czego naprawdę potrzeba, żeby nowe biuro mogło sprawnie działać od pierwszego dnia?FAQ
Jak przygotować listę mebli potrzebnych do nowego biura?
Najlepiej rozpocząć od liczby pracowników oraz podziału biura na poszczególne strefy. Osobno warto policzyć wyposażenie stanowisk pracy, gabinetów, sal konferencyjnych, recepcji, kuchni i przestrzeni socjalnych. Dzięki temu łatwiej określić dokładną liczbę biurek, krzeseł, szaf i pozostałych elementów.
Jakie meble są potrzebne do podstawowego stanowiska pracy?
Podstawowe stanowisko najczęściej składa się z biurka oraz krzesła biurowego. W zależności od sposobu pracy można dodać kontener podbiurkowy, szafkę lub miejsce w większej wspólnej szafie. Nie każdy pracownik musi potrzebować identycznego zestawu.
Ile biurek trzeba zamówić do nowego biura?
Liczba biurek powinna wynikać z rzeczywistej liczby osób pracujących jednocześnie w biurze. Jeżeli część zespołu pracuje zdalnie lub regularnie przebywa poza siedzibą, liczba stanowisk może być niższa od całkowitego zatrudnienia. Warto jednak uwzględnić planowany rozwój firmy.
Czy każdy pracownik potrzebuje własnego biurka?
Nie zawsze. W firmach korzystających z pracy hybrydowej można rozważyć współdzielone stanowiska. Jeżeli jednak większość zespołu codziennie pracuje stacjonarnie, indywidualne stanowiska będą zazwyczaj bardziej praktyczne.
Jak dobrać wielkość biurka?
Wymiary biurka powinny odpowiadać rodzajowi wykonywanej pracy. Osobie korzystającej z laptopa może wystarczyć mniejszy blat, natomiast stanowisko z dwoma monitorami, dużą ilością dokumentacji lub sprzętu wymaga większej powierzchni roboczej.
Jakie krzesła wybrać do nowego biura?
Do codziennej pracy warto wybierać krzesła z możliwością regulacji i odpowiednim podparciem pleców. Krzesła przeznaczone do sal konferencyjnych, recepcji czy krótkich spotkań mogą mieć prostszą konstrukcję.
Ile szaf potrzeba w biurze?
Najpierw trzeba określić, co będzie przechowywane. Firma korzystająca głównie z dokumentacji cyfrowej może potrzebować niewielkiej liczby szaf. Przy dużej ilości dokumentów papierowych, segregatorów lub materiałów firmowych przestrzeń do przechowywania należy zaplanować znacznie dokładniej.
Czy warto wybrać wysokie szafy biurowe?
W małych pomieszczeniach często tak. Wysokie szafy pozwalają lepiej wykorzystać przestrzeń pionową i zwiększyć pojemność bez zajmowania kolejnych fragmentów podłogi.
Jakie meble powinny znaleźć się w sali konferencyjnej?
Podstawą jest stół oraz liczba krzeseł odpowiadająca typowej liczbie uczestników spotkań. W przypadku szkoleń lub warsztatów warto rozważyć kilka mniejszych stołów, które można przestawiać i tworzyć różne układy sali.
Ile krzeseł zaplanować do sali konferencyjnej?
Nie trzeba przygotowywać sali pod największe możliwe spotkanie. Lepiej kierować się liczbą osób uczestniczących w większości spotkań i pozostawić niewielki zapas dodatkowych krzeseł.
Czy nowe biuro potrzebuje miejsc dla gości?
Jeżeli firma regularnie przyjmuje klientów, kandydatów, kontrahentów lub dostawców, warto zaplanować dodatkowe miejsca siedzące. Mogą znajdować się przy recepcji, w gabinetach lub specjalnej strefie oczekiwania.
Jakie meble są potrzebne do recepcji?
W zależności od charakteru firmy może być potrzebne stanowisko recepcyjne, krzesło dla pracownika, szafka na dokumenty oraz kilka miejsc dla oczekujących gości. W małym biurze rozbudowana recepcja nie zawsze jest konieczna.
Jak wyposażyć kuchnię lub jadalnię w biurze?
Podstawowe wyposażenie obejmuje stoły i krzesła. Liczba miejsc nie musi odpowiadać liczbie wszystkich pracowników, jeśli przerwy odbywają się o różnych porach. W większych biurach można dodatkowo stworzyć strefę wypoczynkową.
Czy warto kupować dodatkowe biurka na zapas?
Niewielki zapas może być rozsądny w rozwijającej się firmie. Nie ma jednak potrzeby zajmowania dużej powierzchni stanowiskami, które przez wiele miesięcy pozostaną puste. W takim przypadku bardziej elastycznym rozwiązaniem może być późniejsze uzupełnienie wyposażenia.
Czy warto mieć zapasowe krzesła?
Kilka dodatkowych krzeseł może być przydatnych podczas spotkań, rekrutacji, szkoleń lub wizyty większej liczby gości. Trzeba jednak uwzględnić miejsce do ich przechowywania, gdy nie są używane.
Jak podzielić listę wyposażenia biura?
Najwygodniej stworzyć osobną listę dla każdej strefy. Na przykład open space, gabinet zarządu, sala konferencyjna, recepcja, kuchnia, strefa socjalna i magazyn. Przy każdej pozycji warto wpisać liczbę sztuk oraz wymiary.
Co powinno znaleźć się na liście mebli biurowych?
Dobrze przygotowana lista powinna zawierać nazwę mebla, liczbę sztuk, podstawowe wymiary oraz pomieszczenie, do którego dany element jest przeznaczony. Przy większych realizacjach warto również zaznaczyć priorytet oraz planowany termin dostawy.
Czy przed zamówieniem mebli trzeba zmierzyć biuro?
Tak. Sam metraż pomieszczenia nie wystarczy. Trzeba uwzględnić położenie drzwi, okien, grzejników, klimatyzacji, gniazdek oraz ciągów komunikacyjnych. Dopiero wtedy można sprawdzić, czy wybrane meble rzeczywiście zmieszczą się zgodnie z planem.
Jak zaplanować meble do open space?
Najpierw należy określić liczbę stanowisk i sposób ich ustawienia. Trzeba pozostawić odpowiednią przestrzeń na przejścia oraz odsuwanie krzeseł. Warto również zaplanować dostęp do szaf, urządzeń biurowych i miejsc wspólnych.
Czy wszystkie stanowiska pracy powinny być takie same?
Nie zawsze. Osoby wykonujące podobne obowiązki mogą korzystać z jednakowych stanowisk, co ułatwia organizację przestrzeni. Inne wyposażenie może być jednak potrzebne pracownikowi administracyjnemu, projektantowi, księgowej czy osobie korzystającej z kilku monitorów.
Jak zaplanować biuro, jeśli firma będzie się rozwijać?
Warto pozostawić możliwość dostawienia kolejnych stanowisk bez konieczności przebudowy całej przestrzeni. Można również rozpocząć od wyposażenia aktualnej liczby pracowników i uzupełniać meble wraz ze wzrostem zespołu.
Czy wynajem mebli biurowych sprawdzi się przy otwieraniu nowego biura?
Tak, szczególnie jeśli firma nie zna jeszcze docelowej liczby pracowników albo lokalizacja ma charakter tymczasowy. Wynajem mebli biurowych umożliwia przygotowanie stanowisk bez konieczności zakupu całego wyposażenia na własność.
Kiedy wynajem mebli jest lepszy od zakupu?
Wynajem warto rozważyć przy biurach tymczasowych, nowych oddziałach, projektach czasowych, przeprowadzkach i szybko rozwijających się zespołach. Pozwala łatwiej dostosować liczbę stanowisk do zmian organizacyjnych.
Czy można wynająć kompletne stanowiska biurowe?
Tak. Zależnie od oferty wypożyczalni stanowisko może obejmować biurko, krzesło, kontener podbiurkowy oraz dodatkowe miejsce do przechowywania. Przy dużych biurach ułatwia to przygotowanie wielu stanowisk według podobnego standardu.