Jak urządzić tymczasowe biuro w kontenerach biurowych?
Biuro w kontenerze jeszcze kilka lat temu kojarzyło się głównie z placem budowy, prostym biurkiem, kilkoma krzesłami i miejscem do przechowywania dokumentów. Dzisiaj sytuacja wygląda zupełnie inaczej. Kontenery biurowe są wykorzystywane przez firmy budowlane, organizatorów inwestycji, przedsiębiorstwa prowadzące czasowe projekty, a nawet przez firmy, które potrzebują dodatkowej powierzchni podczas remontu swojej siedziby. Tylko jak urządzić takie miejsce, żeby rzeczywiście dało się w nim wygodnie pracować? Największym problemem zazwyczaj nie jest sam kontener. Problem zaczyna się wtedy, gdy trzeba szybko stworzyć w nim kilka lub kilkanaście pełnowartościowych stanowisk pracy. Kupować meble, które za pół roku mogą przestać być potrzebne? Przewozić wyposażenie z głównej siedziby firmy? A może skorzystać z rozwiązania, jakim jest wynajem mebli biurowych?Od czego zacząć urządzanie biura w kontenerze?
Najpierw warto odpowiedzieć sobie na jedno podstawowe pytanie. Ile osób rzeczywiście będzie jednocześnie pracowało w danym pomieszczeniu? To ważniejsze niż sama powierzchnia kontenera. Inaczej projektuje się przestrzeń dla dwóch kierowników budowy, którzy większość dnia spędzają poza biurem, a inaczej pomieszczenie dla sześciu osób pracujących przez osiem godzin przy komputerach. Trzeba uwzględnić nie tylko miejsce na biurka. Potrzebna jest przestrzeń na odsunięcie krzesła, przejście pomiędzy stanowiskami, otwieranie szaf oraz swobodny dostęp do drzwi i okien. W praktyce często okazuje się, że ustawienie jednego dodatkowego biurka powoduje znacznie większy problem, niż początkowo zakładano. Dlatego przed zamówieniem wyposażenia dobrze jest zmierzyć całe wnętrze. Nie wystarczy znać długość i szerokość kontenera. Gdzie znajdują się drzwi? W którą stronę się otwierają? Gdzie są grzejniki? Czy pod oknem można ustawić biurko? Czy w określonym miejscu znajdują się gniazdka elektryczne? Kilka takich szczegółów może całkowicie zmienić ustawienie pomieszczenia.Jakie biurka sprawdzają się w kontenerach biurowych?
W małych przestrzeniach największe znaczenie mają proporcje. Duże biurko może wyglądać dobrze w tradycyjnym biurze, ale w kontenerze często zabiera zbyt dużo miejsca. Czy pracownik rzeczywiście potrzebuje blatu o bardzo dużej głębokości? Jeżeli korzysta głównie z laptopa, dokumentów i telefonu, znacznie praktyczniejszy może być kompaktowy stół biurowy. Przy kilku stanowiskach warto ustawiać biurka w logicznych ciągach. Dzięki temu można lepiej wykorzystać ściany i środkową część pomieszczenia. Jeżeli kontener jest wąski, czasami rozsądniejsze będzie ustawienie stanowisk po jednej stronie zamiast tworzenia dwóch rzędów naprzeciwko siebie. Właśnie tutaj wynajem mebli biurowych daje dużą elastyczność. Nie trzeba kupować wyposażenia w ciemno. Można dobrać konkretną liczbę biurek do aktualnej liczby pracowników, a jeżeli projekt się rozrośnie, zamówić kolejne elementy.Czy każde krzesło nadaje się do tymczasowego biura?
Zdecydowanie nie. Słowo tymczasowe bywa trochę mylące. Firma może korzystać z kontenera przez trzy miesiące, pół roku albo nawet kilka lat. Dla pracownika, który codziennie spędza tam kilka godzin, takie miejsce staje się normalnym stanowiskiem pracy. Krzesło powinno więc umożliwiać wygodne siedzenie przy biurku, mieć odpowiednią wysokość i pozwalać na zmianę pozycji. Przy pracy komputerowej warto wybierać modele biurowe zamiast prostych krzeseł konferencyjnych. Czy w pomieszczeniu socjalnym również potrzebne są fotele biurowe? Oczywiście, że nie. Tam lepiej sprawdzą się proste krzesła oraz stoły, które łatwo utrzymać w czystości. Wyposażenie powinno być dobrane do funkcji konkretnego pomieszczenia, a nie według jednej zasady dla całego zaplecza.Gdzie przechowywać dokumenty i rzeczy pracowników?
To jeden z elementów, o którym często przypomina się dopiero po ustawieniu biurek. Dokumentacja zaczyna pojawiać się bardzo szybko. Segregatory, umowy, projekty, protokoły, instrukcje, dokumenty dostaw. Do tego dochodzą rzeczy osobiste pracowników oraz drobne wyposażenie biura. Jeżeli wszystko zostanie położone na biurkach, nawet dobrze zaprojektowane wnętrze szybko zacznie wyglądać chaotycznie. Szafy biurowe warto więc zaplanować od początku. Najlepiej ustawić je tam, gdzie nie ograniczą głównego ciągu komunikacyjnego. W niewielkich kontenerach trzeba szczególnie uważać na modele z szeroko otwieranymi drzwiami, ponieważ po ich otwarciu mogą blokować przejście. Przy dokumentach firmowych znaczenie ma również możliwość zamknięcia szafy. Zwłaszcza jeżeli z pomieszczenia korzysta więcej osób albo kontener znajduje się na terenie inwestycji, przez który regularnie przewijają się pracownicy różnych firm.Jak urządzić miejsce do spotkań w kontenerze?
Czy w małym biurze potrzebna jest oddzielna sala konferencyjna? Niekoniecznie. Często wystarczy odpowiednio ustawiony stół oraz kilka dodatkowych krzeseł. W takim miejscu można przeprowadzić krótką odprawę, omówić dokumentację albo spotkać się z wykonawcą. Jeżeli zaplecze składa się z kilku połączonych kontenerów, można natomiast wydzielić osobną przestrzeń konferencyjną. Wtedy warto zastosować większy stół oraz zestaw jednakowych krzeseł. Trzeba przy tym uważać na jeszcze jedną rzecz. Sala spotkań używana przez godzinę dziennie nie powinna zajmować połowy całego zaplecza, jeżeli pracownicy nie mają później miejsca na normalne wykonywanie swoich obowiązków. Funkcjonalność jest ważniejsza od efektu wizualnego.Wynajem czy zakup mebli do kontenera?
To zależy przede wszystkim od czasu trwania projektu. Jeżeli firma tworzy stałe zaplecze i wie, że wyposażenie będzie wykorzystywane przez wiele lat, zakup może mieć sens. Co jednak zrobić, gdy inwestycja potrwa sześć miesięcy? Albo gdy liczba pracowników będzie zmieniała się co kilka tygodni? W takich sytuacjach wynajem mebli biurowych pozwala uniknąć zamrażania pieniędzy w wyposażeniu, które po zakończeniu projektu trzeba będzie gdzieś magazynować, sprzedać albo przewieźć do kolejnej lokalizacji. Dochodzi również kwestia logistyki. Kilka biurek można przewieźć samochodem dostawczym. Przy kilkudziesięciu stanowiskach sytuacja wygląda już inaczej. Potrzebny jest transport, wniesienie wyposażenia, ustawienie go w kontenerach, a po zakończeniu pracy ponowne wyniesienie i przewiezienie. Korzystając z wypożyczalni mebli biurowych można zaplanować wyposażenie dokładnie na czas realizowanego przedsięwzięcia.Jak nie przeładować małego biura?
To częsty błąd. Ktoś widzi wolny fragment ściany i od razu zastanawia się, co można tam jeszcze postawić. Kolejna szafka? Dodatkowy fotel? Mały stół? Nie każda wolna przestrzeń wymaga zagospodarowania. W kontenerze szczególnie istotne są przejścia. Pracownicy muszą swobodnie dostać się do swoich stanowisk, szaf, drzwi oraz okien. Jeżeli kilka osób zaczyna jednocześnie odsuwać krzesła, pomieszczenie nie powinno nagle przestać być funkcjonalne. Dobrze urządzone biuro nie musi mieć dużej liczby mebli. Powinno mieć dokładnie tyle wyposażenia, ile rzeczywiście jest potrzebne.Jak przygotować biuro przed dostawą mebli?
Przed zamówieniem warto sporządzić prostą listę. Ile stanowisk pracy będzie potrzebnych? Ile biurek? Czy każdy pracownik potrzebuje własnego fotela? Ile miejsca trzeba przeznaczyć na dokumenty? Czy przewidziana jest przestrzeń do spotkań? Czy potrzebne są dodatkowe stoły? Jak długo firma będzie korzystać z kontenerów? Na tej podstawie znacznie łatwiej dobrać właściwe wyposażenie. W przypadku większych inwestycji dobrze jest również przygotować prosty plan pomieszczeń z wymiarami. Pozwala to wcześniej sprawdzić, czy wybrane biurka i szafy rzeczywiście zmieszczą się w dostępnej przestrzeni.Czy tymczasowe biuro może być naprawdę wygodne?
Może, pod warunkiem że nie traktuje się go jak magazynu z przypadkowymi meblami. Kontener ma ograniczoną powierzchnię, ale właśnie dlatego każdy element wyposażenia powinien mieć określone zadanie. Odpowiednio dobrane biurka, wygodne krzesła, miejsce na dokumenty i rozsądnie zaplanowane ciągi komunikacyjne potrafią stworzyć normalne, funkcjonalne środowisko pracy. Jeżeli biuro ma działać tylko przez określony czas, wynajem mebli biurowych pozwala dodatkowo dopasować wyposażenie do aktualnych potrzeb firmy bez konieczności kupowania całego zestawu na własność. Najważniejsze pytanie nie brzmi więc: ile mebli zmieści się w kontenerze? Lepiej zapytać: ile mebli naprawdę potrzeba, żeby ludzie mogli tutaj wygodnie pracować?FAQ
Jak urządzić biuro w kontenerze biurowym?
Urządzanie biura w kontenerze warto rozpocząć od dokładnego pomiaru dostępnej przestrzeni oraz określenia liczby osób, które będą z niej korzystać. Następnie można dobrać biurka, krzesła biurowe, szafy i dodatkowe wyposażenie. W niewielkich pomieszczeniach szczególnie ważne jest zachowanie wygodnych przejść oraz odpowiedniej przestrzeni wokół stanowisk pracy.
Jakie meble wybrać do kontenera biurowego?
Najczęściej potrzebne są biurka lub stoły biurowe, regulowane krzesła, szafy na dokumenty, kontenery podbiurkowe oraz regały. Dobór wyposażenia powinien zależeć od liczby pracowników, rodzaju wykonywanej pracy i powierzchni kontenera.
Czy warto wynajmować meble do biura tymczasowego?
Tak, szczególnie gdy biuro będzie wykorzystywane przez kilka tygodni lub miesięcy. Wynajem mebli biurowych pozwala wyposażyć stanowiska pracy bez konieczności kupowania wyposażenia, które po zakończeniu inwestycji może przestać być potrzebne.
Na jak długo można wynająć meble biurowe?
Okres wynajmu może być dostosowany do charakteru inwestycji lub projektu. Meble mogą być potrzebne na kilka tygodni, kilka miesięcy albo znacznie dłużej. Przy planowaniu warto od razu określić przewidywany czas użytkowania oraz możliwość późniejszego przedłużenia wynajmu.
Czy można wynająć kompletne wyposażenie biura?
Tak. Zamiast zamawiać pojedyncze elementy można przygotować kompletne stanowiska pracy składające się z biurka, krzesła i miejsca do przechowywania dokumentów. Przy większych realizacjach możliwe jest wyposażenie wielu stanowisk według jednego standardu.
Jakie biurka sprawdzą się w kontenerach biurowych?
W kontenerach najlepiej sprawdzają się biurka dopasowane do dostępnej powierzchni. Nie zawsze największy blat będzie najlepszym rozwiązaniem. Przy pracy na laptopie lub komputerze często wystarczy kompaktowe stanowisko, które pozostawia więcej miejsca na przejścia i pozostałe wyposażenie.
Jak zaplanować biuro dla kilku pracowników w jednym kontenerze?
Najpierw warto rozrysować ustawienie biurek z uwzględnieniem drzwi, okien, grzejników, klimatyzacji oraz gniazdek elektrycznych. Stanowiska powinny być rozmieszczone tak, aby pracownicy mogli swobodnie odsuwać krzesła i poruszać się po pomieszczeniu.
Czy meble biurowe można wynająć na czas budowy lub remontu?
Tak. To jedno z typowych zastosowań wynajmu mebli biurowych. Rozwiązanie sprawdza się na placach budowy, podczas remontu siedziby firmy, przeprowadzki oraz przy tworzeniu tymczasowego zaplecza dla pracowników.
Wynajem czy zakup mebli do biura kontenerowego?
Jeżeli wyposażenie będzie potrzebne tylko przez określony czas, wynajem często jest bardziej praktyczny. Firma nie musi później organizować magazynowania, sprzedaży lub transportu niepotrzebnych mebli. Przy stałym użytkowaniu przez wiele lat warto natomiast porównać koszt wynajmu z zakupem.